2019年上半期!買ってよかったモノ。

Trelloでタスク管理。仕事からプライベートまで使える万能ツールです!

ぱぴぺぺ

こんにちは、ぱぴぺぺ(@papipepe_mono)です!

 

この記事では、僕が普段から使っているタスク管理ツール、trelloの記事を書いていこうかなーと。

trelloって何?という人に説明すると、カード型のタスク管理ツールといえば伝わるかな。

使い方は幅広いのですが、僕は下記の用途で使っています。

  1. 本業の仕事
  2. その他の仕事(複業)
  3. ブログ


無料で使える上に、一つのボード内に招待して複数人での利用も可能!

僕は会社の先輩に勧められて本業で使いだしたのがはじまり。去年の夏ぐらいですね。

使っているうちに「使いやすくて便利だなー」と思い、最近ブログやプライベートでも使い始めました。

タスクを一元管理できるので情報の散らばりがなく、探す時間が減りますね。

 

アプリ版もあるので、出先でも確認可能。

すでに使っている人もたくさんいると思いますが、この記事では僕の使い方を紹介しつつ、まだ使ったことがない人におすすめしていきます。

参考 TrelloTrello

 

trelloの基本的な使い方。

ぱぴぺぺ

触ればすぐに理解できます!

ボード(大項目)をつくる。

trello_ボード

まずはボードを作成。これは大項目のような大きな枠組みですね。

僕だったらプロジェクトのチーム名やブログ名で作成しています。

※一部内容を隠しています

 

リスト(中項目)をつくる。

trello_リスト

次はリストを作成。

僕の場合、ここは作業中や完了など、状況がひと目で分かる項目をつくっています。

 

カード(小項目)をつくる。

trello_カード

最後にカードをつくっていきます。

ここは完全にタスク名。

◯◯デザイン/ラフ作成…とか、◯◯工程表提出…とかですね。

後は都度、各リストの対応するところにカードを動かしていくだけです。

 

カードの詳細を設定。

trello_カード詳細

各カードを選択することで、詳細が開きます。

ここでできることは、下記が主な内容です。

  1. 詳細説明
    ここに概要や与件を書き込み。
    カンタンな説味を入れています。
  2. コメント追加
    他の人のカードにコメントが可能。
    あまり使わないですね。
  3. メンバー
    カードに参加しているメンバーの管理。
    複数人で使う時に便利。
  4. ラベル
    ラベル設定可能。タグ付けのようなものです。
    これもあまり使わないですね。
  5. チェックリスト
    細分化したタスクをチェック方式で追加。
  6. 期限
    期限は日時設定が可能。
    期限が近くなると無色→黄→赤になるのでわかりやすいです。
  7. 添付ファイル
    ファイル添付も可能。
    PDFやスケッチをよく添付しています。

タスク管理ツールを使っていて問題が起こるのは、タスクを管理することが目的になってしまうコト。

手段と目的が逆、ということですね。

細かく使い始めると管理の手間も増えるので、詳細はあまり使っていません。

もちろんツールを使いこなすコトは素晴らしいのですが、必要ない機能まで覚えても意味ないですよね。

 

複数人で共有も可能。

trello_グループ共有

上部にあるプラスマークから招待も可能です。

複数人でプロジェクトを動かす時には使えますね。

ただリストの項目も複数人用に考える必要があるので、少人数(MAX5人ぐらい)がおすすめです。

 

その他。

その他にもEvernote連携などの機能もありますが、基本的な使い方はこれだけ。

僕も基本機能しか使ってないですね。

直感的に使用できるので、迷うことも少なく優秀なツールです。

ここから先は実際に僕が使っている方法を紹介します。

 

trelloを本業と複業用で使う時。

ぱぴぺぺ

ルール決めをして効率よく!

本業でも複業でも統一。

trello_ブログ用

メインの仕事、複業でも使用。両方同じようにリスト分けしています。

僕はデザイン制作やディレクションの仕事がメインですが、他の職種でも使えると思いますよ。

※カードの内容は隠しています

 

リスト分けは下記の通り。

  1. 未確定
    やるかやらないか分からないタスク。
  2. 実施確定済
    実施は決定してるけど時期が不明なタスク。
  3. 作業中
    今動かしているタスク。
  4. 確認中
    提出済み+回答待ちのタスク。
  5. 保留中
    諸事情により保留になったタスク。
  6. 完了
    完了したタスク。

全部で6つのリストを作成。

タスク量の確認と状況確認用です。

FIXを入れている理由は、終わったと思っても終わらなかった仕事があるから。

やりなおしとか、再度修正が発生したりですね。

この内容で半年ぐらい(執筆当時)運用していますが、特に問題なく使えています。

 

自分が使いやすいように設定するのが一番ですが、案件によっては他職種の人が関わるときも…。

なので項目も普遍的にするように心がけています。

特に英語より日本語を使うようにしていますね。

例えば...
・「ペンディング」は「保留」にする=横文字分からない人もいます
・「FIX」は「完了」にする=これも上記と同じ
・「制作中」ではなく「作業中」にする=制作する立場じゃない人もいますよね

trelloをブログ用で使う時。

ぱぴぺぺ

ブログ用としても効果的!

ブログタスクは7リスト。

trello_仕事用

僕のブログのメイン記事は、モノ系/デザイン/ライフの3種類。

※カードの内容は隠しています

 

なのでリスト分けは下記の通り。

  1. モノ
    モノ系で書くことのネタ。
  2. デザイン
    デザイン系で書くことのネタ。
  3. ライフ
    ライフ系で書くことのネタ。
  4. 執筆中
    書いている記事、途中書きの記事。
  5. その他やること
    テーマ更新やカスタマイズなど。
  6. FIX
    記事ストック。
  7. 投稿完了
    投稿完了した記事。

全部で7つのリスト。

使用用途は、ネタ帳と状況確認用ですね。

僕は自宅でブログを書くことがほとんどです。使用PCはiMacの21.5インチ。

そうすると横7列が一度に見ることができる限界なので、リスト数を7つまでに収めています。

外出時はMacBook 12インチで確認することもありますが、その時は4列までしか見えないですね。

 

trelloはアプリ版もあります。

ぱぴぺぺ

アプリ版はあまり使いません。

文字は小さめ…。

trello_スマホ

スマホで見ることは少ないのですが、文字は小さめです…。

リストも1列ずつしか見れないので、少し手間ですね。

スマホだけでゴリゴリのタスク管理をしたい人には、ちょっとつらいかもしれません。

 

この記事のまとめ。

ぱぴぺぺ

タスクを一元管理して、スマートライフを実現!

タスク管理の時間は可能な限り減らして、別のことに時間を割いていきたい…。と思う人は多いはず。

途中でも書きましたが、タスク管理ツールを使っていて問題が起こるのは、タスクを管理することが目的になってしまうコト。

 

本来はタスク管理を最小限に押さえるためのツール。

使い方を覚えるまでの道のりが遠いと、飽きてしまいますよね。

その点trelloは、誰でも使いやすく直感的、慣れるまでが早い、グループでも使用可能。

PCが苦手、管理が苦手…という人でもとっつきやすいツールです。

trello_仕事用

PCを持っていてタスク管理ツールを使っていない人、使ってみたいけどどれがいいか迷う人はtrelloがおすすめ。

無料で使えるので一度使ってみてはどうでしょうか。

 

それではまた!

 

参考 TrelloTrello

 

タスク整理後はファイル整理も。


PCファイルの整理方法。

file_title

PCファイル整理についても書いてます!

僕はデータの種類が多く、整理する方法を最初に決めておかないとすぐにゴチャゴチャに。

職場でもプライベートでも、この記事内の説明通りにまとめています。

後から決めると作業量が膨大になるので、早めにやっておくことをおすすめします(実体験)。

ファイル整理のコツ_アイキャッチ3STEPで解決!PCファイル整理のコツ。