2019年上半期、買ってよかったモノ!

3STEPで解決!PCファイル整理のコツ。

ファイル整理のコツ_アイキャッチ

ぱぴぺぺ

こんにちは、ぱぴぺぺ(@papipepe_mono)です!

 

会社のPC、自分のPC。ちゃんとファイル整理してますか?

僕は普段の仕事、複業、遊び用のデータでも、全てのデータを同じように管理しています。

ファイルを整理して見つけやすくすることもデザインの一つです。

 

最初は結構大変な作業になりますが、一度整理してしまえばカンタン。

 

後はルールに沿ってフォルダ分けをしていくだけです。

ただ最初のルールを適当につくってしまうと、後から作り直しが必要になり、手間を取られてしまいます。

 

そこで今回は、僕が実際にしているファイル整理方法を例として解説していきます。

僕は取り扱うファイルなども多く、少しデザイナー寄りの記事になってしまいますが、基本は同じです!

3STEPでの整理方法

STEP1/情報を洗い出す

まずは今自分が持っているデータの種類を洗い出します。

僕は最初は必ずiPadやノートに手書きで書いています。

例えば僕の場合だと大きくわけて以下のデータがあります。

  1. 見積もりなどの書類データ
    →契約書、注文書、見積書、請求書
  2. デザインデータ
    →Illustrator、Photoshop、VectorWorks(図面)、CINEMA4D(3DCG)のデータ
  3. 素材データ
    →写真、イラスト、CGなど
  4. その他参考資料
    →参考資料、支給されたデータなど

STEP2/ルール決めをする

フォルダの階層を深くしない

フォルダの中にフォルダ、またフォルダ、またまたフォルダ。

こんな感じでマトリョーシカみたいに、ずーっと奥にデータがあると探すのも大変ですよね。

 

データやファイル名称は短く

データ名が長いと、そのデータが何かを把握するのに時間がかかってしまうので、意味は分かる程度に短くしましょう。

 

デザインデータは半角英数字

クリエイター系やエンジニアの人に撮っては当然だと思います。

僕の使用PCはMacなので、Windowsにデータ送付することも考えて全て半角英数字にしています。

 

STEP3/フォルダ構成を決める

下図のように構成をまとめると分かりやすいですね。

余裕があればデータマップをつくるのもおすすめです!

下記に一つずつ解説していきます。

00_FIX
全ての最終データを入れるフォルダ。
案件終了後に、ここに最後のデータをまとめて入れます。

01_document

契約書、注文書、見積書、請求書を入れるフォルダ。

02_graphic
Illustrator、Photoshopのデータを入れるフォルダ。

03_CAD
VectorWorks(2D)の図面系データを入れるフォルダ。

04_3D
VectorWorks(3D)のデータを入れるフォルダ。

05_pers
CINEMA4Dのデータを入れるフォルダ。

06_sozai
写真、イラスト、CGなどの素材を入れるフォルダ。

07_etc
参考資料、支給されたデータなどを入れるフォルダ。

 

ここまで決まれば、フォルダを作成してどんどんデータを入れていくだけです!

ファイル整理をするメリット

3STEPでフォルダ整理の方法を解説してきましたが、ここでメリットについても触れておきます。

時間の節約

仕事でもプライベートでも探す時間って本当にムダな時間ですし、ストレスが溜まりますよね。

現実の部屋と同じようにきれいにして、ノイズを減らして最大限の効率化を目指しましょう!

ここの時間が節約できれば、もっと他のことに時間を回せます。

 

他の人の時間も節約

僕の場合、外出中に「あのデータPCのどこにある?」なんて電話がかかってくることがあります。

また、自分が過去担当した案件を他の人に引き継ぐことも多々あります。

そういったときにデータを渡しますが、フォルダが整理されていれば相手の時間の節約にもなりますよね。

逆に整理されていないとデータの確認だけで何時間もかかる可能性があり、受け取った方としては迷惑です。

 

今日のまとめ。

ぱぴぺぺ

早めにやっておかないと後悔しますよ(実体験)。

 

今回は仕事用のファイル整理、ファイル整理のメリットについて解説してきました。

 

まず、仕事だけに限らずデキる人って整理が上手です。

それは情報、データ、カバンの中、デスク周り、人間関係。全てに言えることです。

 

僕やあなたが超優秀であればわざわざ整理する必要はないかもしれません。でも僕も含めて多くの人は超優秀ではないですよね。

まずはPC内の環境から整えていくのが、効率よく気持ちよく仕事ができるようにしていく一歩ではないでしょうか。

 

データは日々溜まっていくのでやるなら早いほうがいいと僕は思うんです。

先送りにすればするほどめんどうになっていくのが目に見えて分かりますよね?

 

こういった作業は先にやってしまって、本当に自分がチカラを入れていきたいことに集中していきましょう!

 

それではまた!